In dit artikel:
Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
Voor welke bedrijven is een bedrijfscontinuïteitsplan nodig?
Wat staat er in een bedrijfscontinuïteitsplan?
Wat zijn de voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan voor mijn onderneming?
Wat gebeurt er als u geen bedrijfscontinuïteitsplan heeft?
Hoe begin ik met het opstellen of actualiseren van een bedrijfscontinuïteitsplan?
Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
In een bedrijfscontinuïteitsplan legt u vast hoe uw onderneming kan blijven draaien als u als ondernemer tijdelijk of langdurig uitvalt. Een bedrijfscontinuïteitsplan biedt dan structuur, duidelijkheid en houvast voor collega’s of partners. Het bevat onder meer wie uw taken tijdelijk overneemt, wie bevoegd is om te tekenen of betalingen te doen en waar belangrijke informatie te vinden is. Ook staat erin welke externe partijen geïnformeerd moeten worden en welke praktische stappen direct genomen moeten worden.
Zo voorkomt u dat het bedrijf stilvalt op een moment dat u er zelf niet kunt zijn. Voor u en uw omgeving is dat een geruststellende gedachte, juist omdat persoonlijke calamiteiten vaak al genoeg zorgen en emoties met zich meebrengen.
Voor welke bedrijven is een plan nodig?
Het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan klinkt misschien als iets voor grote bedrijven, maar juist voor mkb’ers (en zelfs zzp’ers) is het cruciaal. Juist kleinere bedrijven kunnen stilvallen bij onverwachte afwezigheid van de ondernemer. In de dagelijkse flow van het ondernemen vergeet u misschien in te calculeren, dat uzelf ook iets kan overkomen. U kunt ziek worden, een ongeval krijgen, overlijden of om een andere reden (tijdelijk) niet in staat zijn uw bedrijf te leiden. Dit heeft grote impact op uw omgeving, zowel zakelijk als privé.
Zeker bij kleinere mkb’ers is de ondernemer vaak de spin in het web: veel kennis, contacten en cruciale informatie zitten in het hoofd van één persoon. Als die persoon wegvalt, is de kans groot dat de bedrijfsvoering direct in gevaar komt. Worden salarissen dan eigenlijk nog gewoon uitbetaald? Wie is er in zo’n situatie tekenbevoegd? Het zijn vragen die u liever stelt vóórdat er iets gebeurt, zodat u de juiste maatregelen kunt nemen.
Wat staat er in een bedrijfscontinuïteitsplan?
In het bedrijfscontinuïteitsplan staan uw wensen met betrekking tot leiding, eigendom en zeggenschap over uw bedrijf centraal. Onder andere onderstaande punten kunt u in het bedrijfscontinuïteitsplan vastleggen:
- wie welke taken overneemt als u uitvalt
- waar cruciale informatie te vinden is
- wat de wensen zijn omtrent eigendom en voortzetting van de onderneming
- gegevens van contactpersonen zoals vertrouwenspersonen en adviseurs
Het bedrijfscontinuïteitsplan is maatwerk en afgestemd op uw onderneming. Het biedt praktische handvaten voor degenen die de leiding van u overnemen.
De voordelen
- Uw bedrijf komt niet volledig stil te liggen bij uw onverwachte afwezigheid. Dankzij het bedrijfscontinuïteitsplan beperkt u de impact op uw organisatie, medewerkers en klanten.
- De aanwezigheid van een bedrijfscontinuïteitsplan kan een voordeel zijn richting opdrachtgevers. U laat hiermee immers zien dat u risico’s inschat en beheerst.
- U biedt uw zakelijke én privé-omgeving duidelijkheid over wie uw taken overneemt bij een persoonlijke calamiteit. Dankzij het bedrijfscontinuïteitsplan weten ze wat er zakelijk moet gebeuren in een onzekere periode.
- Uw wensen over leiding, zeggenschap en eigendom worden vastgelegd.
- Er is controle over de financiële stromen en toekomst van uw bedrijf als u hier zelf niet toe in staat bent.
Wat gebeurt er als u geen bedrijfscontinuïteitsplan heeft?
Zonder bedrijfscontinuïteitsplan loopt een bedrijf het risico dat bij uitval van de ondernemer de bedrijfsvoering gedeeltelijk of volledig stilvalt. De wet regelt in principe niets over wie uw bedrijf voortzet bij uitval, tenzij u dit vooraf (juridisch) goed vastlegt.
Tegelijkertijd is er vaak niemand die direct weet wat er moet gebeuren en de middelen én het gezag heeft om het roer over te nemen. Dit kan leiden tot betalingsachterstanden, verlies van klanten, onrust onder de medewerkers en in het ergste geval zelfs het (tijdelijk) sluiten van de onderneming. Een goed en actueel bedrijfscontinuïteitsplan geeft dus grip op de bedrijfsvoering als u uitvalt.
Hoe begin ik met het opstellen of actualiseren van een bedrijfscontinuïteitsplan?
Onderstaande stappen bieden u houvast bij het opstellen of actualiseren van uw bedrijfscontinuïteitsplan:
Stap 1: Bedenk de gevolgen van als u onverwacht uitvalt.
Stap 2: Leg essentiële bedrijfsinformatie vast. Welke informatie is nodig om uw taken over te nemen? Welke informatie zit in uw hoofd maar staat nergens beschreven?
Stap 3: Bedenk wie uw (interim)opvolger wordt: wie neemt uw taken over?
Stap 4: Leg uw wensen ook vast in juridische documenten.
Stap 5: Onderhoud uw bedrijfscontinuïteitsplan. Doe bijvoorbeeld jaarlijks een check.
Onze adviseurs helpen u graag bij het in kaart brengen en schriftelijk vastleggen van de belangrijkste bedrijfsinformatie en verdere wensen. Samen brengen we de risico’s in kaart en stellen we het bedrijfscontinuïteitsplan op. Hierbij bekijken we samen de financiële impact van als u onverwacht uitvalt.
Ook kunnen we een bestaand plan voor u toetsen: is het nog actueel? Welke aanpassingen zijn er nodig? Mocht u plotseling uitvallen door ziekte of een ongeval, dan staan wij vanzelfsprekend uw gezin en vertrouwenspersonen bij. Het bedrijfscontinuïteitsplan en de bijbehorende documentatie is dan de leidraad om snel te kunnen handelen bij een persoonlijke calamiteit.
Aan de slag
Het is belangrijk om voorbereid te zijn zodat er ook bij persoonlijke calamiteiten grip is op uw onderneming. Schipper Accountants is een full-service accountants- en advieskantoor met dienstverlening op het gebied van accountancy, belastingadvies, accountantscontrole, pensioenadvies, corporate finance en personeelsdiensten.
Als adviseur staan wij naast ondernemers. Vanuit onze kennis en ervaring helpen we u graag bij het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan. Benieuwd naar de mogelijkheden van een bedrijfscontinuïteitsplan voor uw onderneming? Vraag hier vrijblijvend een gesprek aan. We gaan graag met u in gesprek!
